Может ли бюро переводов отказаться от предоплаты?

Прежде всего, почему бюро переводов вообще берут предоплату?

В силу практически абсолютной индивидуальности услуг перевода для каждого клиента, перевод, выполненный для одного клиента, не может быть продан другому.
Конечно, существуют тексты, перевод которых может заинтересовать какой-либо круг лиц. Например, перевод художественного произведения для одного издательства, в случае отказа, может быть предложен другому издательству. Однако, эти поиски связаны с непрофильным для бюро переводов потерями рабочего времени.

В нашей практике были случаи отказов клиентов от переводов текстов, которые могут быть полезны широкой аудитории. Но даже публикация этих текстов не приносит ожидаемой компенсации от потерь бюро на выполнение перевода.

Из недавнего опыта можно вспомнить перевод для клиента из Якутии, который планировал открыть сеть ресторанов быстрого питания в Китае. Заказ на перевод представлял собой типовой договор по регистрации компании в Китае, бизнес-план и ряд нормативных документов. Заказ был довольно объемный, а сроки у клиента "горели" (как всегда). Для нашего бюро этот клиент был новым, поэтому в таких случаях мы просим 100%-ную предоплату. Клиент подтвердил оплату в пятницу, когда рабочий день подходил к концу и заказ был запущен в работу на выходные. В понедельник заказ сдали, но оплата получена не была. Как водится, клиент после этого "пропал", на телефон не отвечает.

Заметим, что отказ от заказа и отказ от оплаты - это очень разные вещи.

Отказ от заказа может произойти и не по вине клиента. Отпала потребность в переводе, нашли предложение получше от другого бюро переводов, перевод перенесли на другой срок, трудности с оплатой услуг и т.д. Это рабочий момент, и бюро переводов, выполнившее перевод без подтверждения его клиентом, не вправе требовать компенсацию.

Другое дело, когда заказ на перевод клиент подтверждает, а позже отказывается от оплаты заказа. Это уже обман.

Нам приходилось иметь дело с подобными клиентами и выработать набор правил работы с ними.

Как правило, сложность заключается в методе подтверждения заказа. Самый надежный вариант, это заключить договор на перевод с клиентом, в котором четко прописаны условия заказа, сумма и срок сдачи перевода. В случае отказа от заказа или оплаты, бюро переводов может потребовать компенсацию понесенных расходов в судебном порядке. У нас были такие случаи, хотя они очень редки.

Гораздо чаще происходит следующее. Клиент (впервые обращаясь в бюро переводов), ссылаясь на горящие сроки и величину своей компании, требует немедленно запустить перевод в работу, гарантируя на словах оплату заказа в течение какого-либо времени. Причины задержки называются разные: руководитель в отпуске, неповоротливая бухгалтерия, конец рабочего дня и т.д. В некоторых случаях, удается получить гарантийное письмо об оплате заказа. Но часто такое письмо содержит лишь общие слова и краткую информацию о заказе, не детализируя ключевые пункты: сумму, срок оплаты, кому и кем будет произведена оплата.

И вот тогда, выполнив перевод, бюро остается только ждать оплаты заказа, иногда очень долго, а порой и напрасно.

Отдельно надо сказать о работе с государственными организациями. Можно отметить длительность процесса согласования заказа и такое же длительное ожидание оплаты за услуги. В большинстве организаций (ФГУП, НИИ и проч.) авансовая оплата за услуги в принципе невозможна. Приходится идти на ухищрения, заключая договор на постоплату, а в реальности работать по предоплате.

***

Вот основные причины, почему бюро переводов вынуждены брать предоплату с новых клиентов. Обычно предоплата за услуги перевода составляет 100%. Во время работы с клиентом, когда рабочие отношения становятся понятны и клиенту и бюро переводов, появляется небольшой личный элемент в работе, и тогда предоплата может быть снижена, или отменена вовсе.